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商务会议的流程

商务会议是指带有商业性质的,一般包括企业的新品宣传、年会、商务宴会等大型会议,出席人员有企业法人代表,或者是各个管理层人员,商务会议对于会议环境的要求都比较高,对于参与人员来说他们不仅要在会议中成交,更重要的是在会议过程中得到休闲以及交际的享受,因此如何去营造出这样的一个气氛,对于会议服务人员来说是一个很大的考验。商务会议流程策划应该尽早决定,一个优秀的负责人员会将流程中需要准备的具体事项做成一个完整的列表,大到会场的选择,小到住宿交通都能安排有序,因为只有精细的会前准备,才能保证一个会议的完善。

会议布置

会场贯穿了会议全程,必须从多方面考虑以减少纰漏的出现,确保会议摄像机等会议器材的正常使用,准备会议需要的茶水点心,安排好用餐的时间都要在会场布置时就下足功夫。而作为凸显氛围与主题的会议桌花,更是要静心布置。

会议通知

不管是哪种性质的会议,寄送请柬总是比电话口头通知要更加的合乎礼节,商务会议请柬的设计应该更显稳重大气;另外要注意的是检查请柬上宴请人员的个人信息,确保信息的正确完善,最后应该及时记录发出后的反馈情况。

交通安排

会议安排时千万不要忽视小的细节,主办方可能在会议结束后有其他的行程安排,事情准备好专车接送,更加有利于节省时间,同时免去了开车停车的麻烦。

会议接待

在正式的商务会议、年会中,应该选出最擅长交际和最有礼貌的员工以进行接待、登记、帮助等职责,一支专业的礼仪队伍以及会议人员就显得尤为关键,迎宾时要清楚的为参会者指明方向,如果请柬上有指明区域,要明确告知该区域的地点以及走向,在接待登记时要快,不要磨蹭。为了加快接待速度,在凭票入场的大型会议入口可设两个乃至更多的登记区。如果无票或没带票者较多,可集中会者指明方向,如果在一个登记区处理。接待时最好是已有来宾名单,直接划勾即可。

应急措施

在会议结束前你都不能放松你的神经,对于会场中可能出现的突发情况,都应该准备好一些应对之策,组织人员必须保持良好的心理素质,尽量把影响降到最低。

跟踪联系

在会议结束后,对于参会者进行一些就会议体验情况的咨询与了解也是一个礼节性的表现,这样做不仅有利于改进会议服务的不足,同时也能及时发现修复用户的不满,增进彼此之间的了解以及联系,为再次合作奠定基础。

濮阳市宝汇文化传媒有限公司专业从事会议会展,展览搭建,灯光音响、会议策划、会议接待于一体的综合型服务传媒公司。

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